MilGroup execută lucrări de beton amprentat și beton elicopterizat de peste două decenii, cu echipe care se deplasează în șantiere din mai multe județe. Un proiect de pavaj amprentat nu se termină la turnare: începe cu o măsurătoare, continuă cu un deviz, cu programarea unei echipe, cu aprovizionarea materialelor și cu recepția lucrării împreună cu beneficiarul.
Pe măsură ce numărul de lucrări simultane a crescut, coordonarea acestor etape prin telefon, mesaje și fișiere separate a devenit principala sursă de întârzieri. Am decis să punem ordine în fluxul operațional. Iată ce am schimbat și de ce.
Provocarea: mai multe șantiere deschise în același timp, în județe diferite
Specificul lucrărilor noastre este că se desfășoară în puncte de lucru dispersate geografic. O echipă poate fi la o curte rezidențială, alta la o hală industrială, la câteva sute de kilometri distanță. Fiecare lucrare are propriul deviz, propriul grafic, propriile consumuri de material și propriul stadiu de execuție.
Problemele apăreau exact la joncțiuni. O cerere primită telefonic vineri seara ajungea la ofertare luni. Un deviz revizuit de două ori exista în trei variante, iar cea trimisă clientului nu era întotdeauna cea validată intern. Cantitățile efectiv consumate în șantier se aflau abia la final, când comparația cu devizul inițial nu mai putea corecta nimic. Iar orele lucrate de echipe se centralizau manual, la sfârșit de lună, dintr-un caiet.
Niciuna dintre aceste probleme nu era gravă separat. Împreună, ne consumau timpul care ar fi trebuit să meargă în pregătirea tehnică a lucrărilor.
De ce nu am ales un soft generic de facturare
Am analizat mai multe variante. Aplicațiile de facturare rezolvau documentul final, dar nu și ce se întâmplă înainte de el: cererea, măsurătoarea, devizul de cantități, alocarea echipei, consumul de material. Platformele internaționale de project management erau construite pentru echipe de birou, nu pentru lucrări cu manoperă, utilaje și materiale.
Am căutat, în schimb, un program de gestiune pentru firme de construcții, adică o aplicație care înțelege devizul, șantierul și situația de lucrări ca noțiuni de bază, nu ca simple denumiri de proiecte.
Un al doilea criteriu a contat la fel de mult: datele despre clienții și lucrările noastre trebuiau să rămână pe infrastructura pe care o controlăm noi, nu pe un abonament lunar pe care îl putem pierde. Am ales o licență proprie, instalată pe serverul nostru, fără costuri recurente per utilizator — ceea ce ne-a permis să dăm acces întregii echipe, inclusiv șefilor de punct de lucru, fără să calculăm de fiecare dată dacă merită încă o licență.
Ce am pus efectiv în funcțiune
Am implementat platforma Zarina CRM, configurată pe fluxul nostru real de lucru, nu invers.
Modulele pe care le folosim curent:
- Preluarea cererilor — toate solicitările, indiferent dacă vin din formularul de pe site, telefonic sau prin recomandare, intră în același loc și au un responsabil.
- Devize de cantități — cu nomenclator de materiale și manoperă, astfel încât o ofertă pentru beton amprentat se construiește din poziții standard, nu de la zero.
- Fișa de lucrare — toate documentele, pozele și revizuirile unui șantier într-un singur ecran.
- Planificarea echipelor — cine este alocat, unde și în ce interval.
- Pontajul — orele lucrate se înregistrează pe lucrare, nu global.
- Situații de lucrări și facturare — factura se emite din ce a fost recepționat, nu din estimare.
Ce s-a schimbat concret
[[REZULTATE — de completat cu 3–4 schimbări reale, verificabile: timp de răspuns la o cerere, timp de întocmire a unui deviz, numărul de lucrări urmărite simultan, momentul în care se închide luna. Fără procente estimative.]]
Cea mai importantă schimbare nu este însă una măsurabilă în ore. Este faptul că orice colegă sau coleg din firmă poate răspunde unui client care sună — pentru că stadiul lucrării, devizul acceptat și ultima discuție sunt vizibile în același loc, nu în telefonul unei singure persoane.
Ce urmează
Următorul pas pentru noi este urmărirea consumurilor de material direct din șantier, în ziua execuției, ca diferența față de devizul de cantități să fie vizibilă cât încă poate fi corectată. Digitalizarea nu a fost pentru noi un scop în sine: a fost singura modalitate de a păstra același control asupra calității execuției pe care îl aveam când lucram cu jumătate din numărul actual de șantiere.